Архівний відділ

Головні завдання відділу:

• забезпечує дотримання законодавства України про Національний архівний фонд та архівні установи;
• забезпечує поповнення Національного архівного фонду документами, що мають місцеве значення, їх державної реєстрації, обліку, зберігання та використання їх інформації;
• забезпечує зберігання відповідно до умов, визначених Держархівслужби України, документів Національного архівного фонду, документів з особового складу ліквідованих підприємств, установ та організацій, що діяли (були зареєстровані) на території міста;
• готує проекти розпорядчих актів міської ради, її виконавчих органів і міського голови, в.т.ч. нормативного характеру;
• здійснює розгляд звернень громадян та прийом громадян з питань, що відносяться до компетенції відділу за встановленим графіком;
• здійснює інші повноваження, покладені на відділ відповідно до вимог чинного законодавства.
• забезпечити дотримання конституційних прав та свобод людини і громадянина, які закріплені в Конституції та законодавстві України та Статуті територіальної громади міста Вінниці;
• забезпечити виконання вимог діючого законодавства України щодо конфіденційності інформації відносно особи;
• не допускати в своїй діяльності порушення вимог антикорупційного законодавства.

Основні напрямки діяльності відділу

• надання клієнтам міської ради якісних послуг в стислі терміни за мінімальними по складності процедурами ;
• забезпечення обліку, зберігання і охорони документів Національного архівного фонду, що нагромадились під час діяльності існуючих і тих, що діяли раніше на сучасній території міста, державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, профспілкових, кооперативних, творчих та інших об'єднань громадян;
• прийом на зберігання документів Національного архівного фонду від органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств, установ і організацій міста, а також архівних документів громадян і їх об’єднань;
• прийом на зберігання архівних документів з особового складу, строки зберігання яких не закінчилися, органів місцевого самоврядування, комунальних та інших підприємств, установ та організацій, що ліквідовуються без визначення правонаступників;
• контроль та перевірка ведення діловодства на підприємствах, в установах і організаціях, що перебувають у зоні комплектування відділу незалежно від форм власності, роботу їх архівних підрозділів, умови зберігання документів у них, надає їм методичну допомогу у впровадженні прогресивних систем діловодства та зберігання документів;
• видача підприємствам, установам і організаціям архівних довідок, копій та витягів з документів, що зберігаються у відділі, а громадянам довідок соціально-правового характеру, а також іншим шляхом виконання запитів юридичних і фізичних осіб щодо використання архівної інформації.

Метою цієї Програми є реалізація державної політики у сфері формування, ведення та використання страхового фонду документації (далі - СФД), що дозволить довгостроково і надійно зберігати документи на об’єкти, споруди, інженерні мережі та забезпечити користувачів їх копіями у випадку відсутності, втрати, псування або недоступності оригіналів документації для проведення будівельних (відбудовчих), аварійно-рятувальних та аварійно-відновлювальних робіт під час ліквідації надзвичайних ситуацій та в особливий період, для збереження культурної спадщини. Формування актуального страхового фонду документації є важливим елементом посилення безпеки Вінницької міської територіальної громади, збереження критично важливих ресурсів та планомірної підготовки до ефективного реагування в умовах надзвичайних ситуацій.

Ведення СФД Вінницької міської територіальної громади передбачає:

• забезпечення відповідності документів СФД оригіналам документації, фактичному стану об’єктів, споруд;
• надійне довгострокове зберігання носіїв інформації та їх оперативний пошук;
• переведення документів СФД на архівне зберігання (без внесення до них змін);
• анулювання документів СФД у разі відсутності перспективи їхнього подальшого використання.